Hvad koster en bryllupsplanlægger – og hvad betaler I egentlig for?

Hvad får I for plannerens honorar?

I betaler for, at en erfaren planner tager hånd om de opgaver, I har brug for hjælp til. Det kan være at finde og sammenligne steder og leverandører, holde styr på budget og aftaler eller samle og koordinere programmet på bryllupsdagen. I betaler også for erfaring og netværk: planneren kender branchen, har samarbejdet med mange leverandører før og kan vise jer muligheder, I selv ville have svært ved at finde.

Det mærker I især på tre måder. I sparer timer på research, mails og opfølgning. I træffer valgene med et bedre grundlag, fordi nogen har undersøgt mulighederne og kan forklare forskellene. Og når koordinering på dagen indgår, kan I være gæster til jeres eget bryllup, fordi planneren holder styr på programmet og leverandørerne.

• Udvalgte forslag til steder og leverandører med plannerens anbefaling, når research er en del af aftalen
• Et budgetoverblik, der viser, hvad der er aftalt, betalt og stadig åbent
• Aftaler, bookinger og frister samlet, så I ved, hvad der er på plads
• En drejebog for dagen, som leverandører, toastmaster og venue kan arbejde efter
• Koordinering på bryllupsdagen i et aftalt tidsrum, når det indgår i forløbet

Sådan ser arbejdet ud undervejs

Det meste af plannerens arbejde ligger før festen. Først lærer planneren jer at kende: hvad betyder mest, hvem kommer, og hvor stor er rammen? Det bliver til et kort brief, som alle senere valg tager udgangspunkt i.

Når research er aftalt, sender planneren ikke bare en liste med links. I får to eller tre relevante muligheder, sammenlignet på det, der faktisk betyder noget for jer: hvad er med i prisen, hvilke tillæg kan komme, og hvordan passer valget til jeres gæster og tidsplan. Planneren fortæller, hvad hun eller han ville vælge og hvorfor — I træffer beslutningen.

Bagefter følger planneren op, så et ja bliver til en bekræftet aftale med tider, leverancer og kontaktpersoner. Tæt på dagen samles det hele i en drejebog: hvornår ankommer hvem, hvad sker der ved regnvejr, og hvem tager sig af hvad. Den drejebog gør det muligt at koordinere dagen roligt.

De tre forløb: hvad I får i hvert

Day Management er til jer, der selv har booket venue og leverandører. Ca. 4–6 uger før brylluppet gennemgår planneren jeres aftaler sammen med jer, bekræfter detaljerne med leverandørerne og skriver drejebogen. På bryllupsdagen koordinerer planneren i et aftalt tidsrum, så I kan være til stede i jeres egen fest.

Partial Planning er til jer, der selv vil planlægge det meste, men mangler hjælp til bestemte områder — fx fotograf, musik, styling eller budget. Planneren undersøger og sorterer de relevante muligheder, når det er aftalt, følger op på de valgte opgaver og laver en plan for netop dem. Resten står I selv for, og koordinering på dagen aftales særskilt, hvis I ønsker det.

Full Wedding Planning er til jer, der gerne vil have en planner med fra begyndelsen. I får et brief og en budgetramme, venue og leverandører valgt inden for den aftalte research, sammenhæng i stil og program, løbende opfølgning, en drejebog og koordinering af én hovedbryllupsdag. En velkomstmiddag eller brunch dagen efter aftales separat.

Honorar og leverandører

Honoraret er betalingen for planlægningen. Venue, mad, fotograf og øvrige leverandører betales derudover. I får et tilbud, der viser, hvilke opgaver vi tager ansvar for.

Når I lægger budget, er det derfor en god idé at have plannerens honorar som sin egen post ved siden af venue, mad og drikke, fotograf, blomster, musik, tøj og transport. Så kan I se, hvor pengene går hen, og hvad der stadig mangler at blive prissat.

Sammenlign tilbud på det, I får

Beskriv kort jeres behov, før I beder om tilbud: hvad er booket, hvilke valg mangler, og vil I have hjælp på dagen? Så kan I se, om to tilbud faktisk dækker det samme. Et tilbud med en lavere pris kan dække færre opgaver; et dyrere er ikke automatisk bedre for jer.

• Hvilke opgaver og dokumenter får I — fx forslag, budgetoverblik og drejebog?
• Hvor mange møder og researchområder er med?
• Hvem er jeres planner, og møder I vedkommende først?
• Hvornår starter og slutter koordineringen på dagen?
• Hvordan aftales ændringer, rejse og ekstra arrangementer?
• Hvordan ser betalings- og afbestillingsvilkårene ud?

Kan en planner betale sig?

Værdien ligger først og fremmest i tid, overblik og ro. I slipper for mange timers research og opfølgning, I får et bedre grundlag for jeres valg, fordi mulighederne er undersøgt og sammenlignet. Og når koordinering på dagen indgår, kan I være til stede i stedet for at svare på spørgsmål fra leverandører.

En planner kan hjælpe jer med at sammenligne tilbud og opdage udgifter, der er lette at overse. Men regn ikke med, at honoraret tjener sig hjem gennem rabatter. Spørg i stedet: hvilke opgaver vil vi gerne slippe for, og hvilke beslutninger vil vi have hjælp til? Vil I selv planlægge det meste, kan et mindre forløb være det rigtige.

Tænk også realistisk over jeres egen hverdag. Kan I følge op på leverandører i arbejdstiden, holde styr på frister og selv være kontaktperson på dagen? Hvis svaret er nej til en eller flere af dem, er det netop de opgaver, en planner kan overtage.

Planneren og aftalen

Hos Min Wedding Planner indgår I aftalen med bureauet og arbejder direkte med én fast planner fra teamet. I møder planneren, før I beslutter jer, og tilbuddet beskriver de opgaver, planneren står for, og dem I selv beholder.

Når I har sagt ja, skal I kunne forklare med egne ord, hvad I har købt, og hvordan ændringer bliver aftalt. Det er et godt tegn på, at aftalen passer til jer.

Klar til en samtale

Saml dato eller sæson, sted eller område, omtrentligt gæstetal, det I allerede har booket og de opgaver, I gerne vil have hjælp til. Et foreløbigt budget er nyttigt, men I behøver ikke kende alle svar.

Par og plannere med adgang kan gemme bryllupsoplysninger, ønsker og program for dagen eller weekenden i et fælles Wedding Office. Vil I tale om hjælp til jeres bryllup, kan I læse om de tre forløb nedenfor eller skrive via kontaktsiden.